Get stuff done | Waarom je niet altijd takenlijstjes nodig hebt

Takenlijstjes: ze kunnen heel erg fijn en handig zijn om je productiviteit naar een hoger niveau te tillen, maar soms doen ze meer kwaad dan goed. Menig GTD-liefhebber zal het met me eens zijn dat to do-lijstjes ook best intimiderend en overweldigend kunnen zijn: ze laten goed zien welke hoge eisen we eigenlijk aan onszelf stellen en ze zitten onze motivatie en productiviteit soms behoorlijk in de weg. Maar wist je dat je eigenlijk helemaal niet per se takenlijstjes nodig hebt om veel gedaan te krijgen? Eigenlijk zijn die to do-lijstjes gewoon best overbodig: in mijn ervaring kun je ook prima productief zijn zonder dat de dingen die je moet doen, uitgebreid op papier staan. En eigenlijk, stiekem, voelt het dubbel zo fijn als je aan het eind van de dag beseft dat je superveel hebt gedaan zonder takenlijstje! Maar hoe werkt dat precies?

(on)Realistisch plannen

Op internet en in tijdschriften vind je tal van artikelen over waarom takenlijstjes niet werken en niet efficiënt zijn, en dit artikel van The Startup legt het mijns inziens het beste uit: het opschrijven van je taken kost nauwelijks tijd en moeite en creëert eigenlijk een illusie, namelijk dat je zeeën van tijd hebt om te doen wat je moet doen. Daardoor is de kans groot dat je onrealistisch gaat plannen, dat er steeds meer taken bijkomen en dat je vervolgens in de stress schiet als het werken aan je taken toch meer tijd kost dan je dacht. Het is eigenlijk gewoon onwijs moeilijk om in te schatten hoeveel we kunnen doen op een dag zonder finaal in te storten, en takenlijstjes maken dat nog een stukje moeilijker. Het is enorm overweldigend om te zien wat je allemaal moet doen (van jezelf) en daardoor verdwijnt je motivatie ook al snel.

Zonder takenlijstje werken

Je krijgt het misschien al Spaans benauwd bij het idee om zonder takenlijstje te werken, en dat is logisch: ik zal de eerste zijn die toegeeft dat het wél heel rustgevend en ordelijk kan zijn om je taken op te schrijven en het is een methode die voor heel veel mensen gewoon goed werkt. Toch is het op zijn minst goed om het werken zonder takenlijst te overwegen. In plaats daarvan kun je met dagelijkse doelstellingen maken, door een reversed to do list te maken (van alles wat je al gedaan hebt in plaats van wat je nog moet doen), door met vaste taken of projecten per dag te werken of door op uurbasis in plaats van op taakbasis. Want eigenlijk zijn die takenlijstjes gewoon helemaal niet nodig: je functioneert prima zonder! En daar zijn best wel plausibele redenen voor.

♥ Natuurlijke focus

Ken je dat, die truc om de avond van tevoren al een takenlijstje te maken voor de volgende dag, zodat je focus op die taken dan gedurende de nacht al kan groeien? Dat kan inderdaad heel handig zijn en het scheelt op de dag zelf tijd, maar het kan ook intimiderend werken: als je in slaap valt en wakker wordt met de gedachte aan hoe veel je eigenlijk moet doen, werkt dat ook niet echt fijn. Beter is om te vertrouwen op je natuurlijke focus: in je hoofd ben je bezig met wat je wilt gaan doen en wat belangrijk is, en dat gevoel voor productiviteit en discipline vertelt je vrijwel feilloos wat je wanneer moet doen, gewoon omdat het al in je systeem zit en je ernaar toe hebt ‘’geleefd.’’

♥ Onbewust je tijd indelen

Met een takenlijstje ben je snel geneigd om een vaste volgorde aan te houden, zodat je dingen kunt afstrepen. Maar zónder takenlijstje kun je op je eigen gevoel afgaan en zelf bepalen hoe je je tijd indeelt, hoe vaak en hoe lang je pauze neemt en wat je in je pauze doet, met welke taken je schuift en of je op zeker moment besluit om je focus voor de dag om te gooien. Je bepaalt zelf de kaders waarbinnen je werkt en je blijft realistisch over wat je allemaal kunt doen en wilt doen: bevrijdend in plaats van intimiderend!

♥ Blij met wat je gedaan hebt

Als ik met een takenlijstje werk, gun ik mezelf nauwelijks de tijd om blij te zijn als ik een taak heb afgerond: in mijn hoofd zijn alle radartjes bezig met wat ik als volgende moet gaan doen en hoeveel tijd ik nog heb als ik alles af wil maken. Als je zonder takenlijstje werkt, ben je veel meer met je aandacht bij wat je doet en bij het zorgen dat dat góed gebeurt: je gaat voor kwaliteit in plaats van kwantiteit, en dat zorgt ervoor dat je ook oprecht blij kunt zijn en van je pauze kunt genieten als je iets hebt afgerond. Daarom is het ook zo goed om een reversed to do list te maken, zodat je aan het eind van de dag met ogen als schoteltjes kunt aanschouwen hóe productief je eigenlijk wel niet bent geweest!

Geen prestatiedruk

Takenlijstjes kunnen enorm effectief zijn als je wilt plannen, als je deadlines hebt en als je doelen hebt die je wilt bereiken, maar als je echt productief wilt zijn, is vooral focus enorm belangrijk – en die focus werkt het beste op gevoel, zodat je zelf je kaders kunt bepalen en zonder prestatiedruk voor kwaliteit kunt gaan en jezelf een halt kunt toeroepen als het genoeg is. Zo heb ik besloten om mijn dagelijkse doelstellingen-techniek te combineren met werken op urenbasis, zodat ik elke dag iets gedaan kan krijgen zonder mezelf voorbij te lopen. En geloof me: een dag zonder takenlijstje is heerlijk bevrijdend, net zoals werken mét een takenlijstje dat soms kan zijn!

Werk jij graag met of zonder takenlijstje?