Get stuff done | Hoe houd je overzicht bij grote projecten?

Stel je voor: je bent docent en naast het lesgeven werk je ook aan een methode, schrijf je voor een onderwijsblad en zit je in een feedbackwerkgroep met collega’s. Daarnaast wil je in je vrije tijd mensen graag helpen met self improvement. Om dat voor elkaar te krijgen, heb je verschillende projecten: een blog, een YouTubekanaal, actieve sociale media, een podcast, en je werkt ook nog eens aan een ebook. Het is een kenmerkend scenario voor deze tijd: we willen ontzettend veel doen, we worden van heel veel dingen heel enthousiast en we willen onszelf graag bewijzen, we willen het állemaal doen en het liefste ook nog eens heel góed. Maar hoe combineer je al die projecten? Hoe zorg je ervoor dat je overal genoeg tijd en energie in investeert zonder eraan onderdoor te gaan? Hoe zorg je ervoor dat je superproductief bent én het overzicht behoudt?

Wat is een project?

Heb jij ook wel eens van iemand in je omgeving gehoord ‘’goh, wat goed hoe je al die dingen doet’’ of ‘’heel veel succes met alles wat je doet’’? Yeah, me too. En soms voelt het voor mij ook wel eens zo: ik doe heel veel dingen, maar hóe ik het doe is veel lastiger te zeggen. ‘’Alles wat je doet’’, dat zijn al je projecten. Een project kan een schoolvak zijn waarvoor je bijvoorbeeld boeken moet lezen of een essay moet schrijven. Een project kan ook een blog of een roman of een YouTubekanaal of een ander creatief iets zijn. Maar ook op je werk heb je projecten waar je je op kantoor én vaak ook thuis mee bezig moet houden.

Vier soorten projecten

Grofweg kun je vier soorten projecten onderscheiden

1. School en stage: elk schoolvak is een project, en binnen je stage kun je ook verschillende projecten hebben.
2. Werk: valt ook vrijwilligerswerk onder. Je kunt een algemeen werkproject hebben, dat zijn je dagelijkse werktaken, maar ook bepaalde projecten waar veel tijd naartoe gaat.
3. Hobby en vrije tijd: denk aan iets creatiefs, een sport, een cursus of thuisstudie… alles!
4. Thuis: alles wat niet in één van de andere categorieën valt. Het huishouden, je administratie, andere soorten klusjes: van alles en nog wat dus.

Verdeel je projecten in categorieën

Wat jouw projecten zijn, weet je waarschijnlijk al wel: dat zijn de dingen waar je in je dagelijks leven het meeste mee bezig bent. Een eerste stap die je kan helpen om je projecten zo overzichtelijk mogelijk te houden, is door ze in te delen in de categorieën die ik net noemde. Dat kun je met een app doen (bijvoorbeeld Todoist of Evernote) of door simpelweg een lijst te maken in een notitieboekje. Per categorie bekijk je: welke projecten horen hierbij? Dus welke schoolvakken heb je? Zijn er speciale of grote dingen waar je aan werkt op je werk of stage? Welke dingen geef je veel aandacht als je thuis bent? En welke hobby’s heb je serieus opgepakt?

Criteria

Het criterium ‘’je bent er veel mee bezig’’ is soms misschien nog wat te abstract: probeer je daarom af te vragen welke dingen je doet omdat je er iets mee wilt bereiken. Wil je ergens beter in worden, wil je jezelf ontwikkelen, wil je anderen inspireren? Met welk dóel ben je er veel mee bezig? Als dat doel je geestdrift en passie aanwakkert, als je van dat doel ontzettend veel zin krijgt om aan de slag te gaan, dan ben je goed bezig. Wel moet je goed bedenken: is het een project of is het puur een hobby? Geen probleem als het allebei is, maar het wordt tricky als je boeken lezen als project gaat zien en er ook op die manier tijd voor gaat indelen.

Stel doelen en deadlines

Een project heeft een doel. Een blog, podcast en YouTubekanaal over zelfontplooiing moeten ervoor zorgen dat anderen gemotiveerd en geïnspireerd worden, en een werkproject is gericht op verbetering van het werkveld of van het bedrijf. Als ik een onderwijsblog start, dan doe ik dat vooral om mijn onderwijsvisie kwijt te kunnen én om te laten zien dat ik sterk ben in het schrijven over onderwijs. Aan mijn roman schrijven doe ik omdat ik graag een mooi verhaal op papier wil zetten. Probeer dus per project een doel te formuleren en kijk ook naar deadlines. Voor sommige projecten heb je een standaarddeadline meegekregen, voor andere projecten is een deadline niet nodig en soms kan het helpen om jezelf een deadline te geven. Probeer te kijken wat werkt.

Denk na over het eindproduct

Sommige projecten zijn na verloop van tijd afgerond: dan heb je een mooi product gecreëerd, bijvoorbeeld een essay, waar je verder niet meer aan hoeft te werken. Wat ook kan, is dat je een permanent project hebt, waarbij je steeds werkt aan de verbetering van de mate waarin je het doel bereikt – bijvoorbeeld bij een blog. hoe dan ook is het goed om na te denken over je eindresultaat: soms heb je daar al randvoorwaarden bij gekregen – zeker bij een werkproject – en soms moet je het zelf visualiseren. Hoe moet jouw creatieve werk eruit komen te zien? Wat wil jij kunnen en weten na je zelfontwikkelingsproject? Hoe ziet een bijgewerkte administratie eruit? Hoe wil jij jouw blog hebben? Daar krijg je ook meteen motivatie van!

Welke taken horen bij welk project?

Het belangrijkste bij het creëren en behouden van overzicht is dat je goed weet welke taken bij welk project horen. Het helpt al enorm om doelstellingen te hebben en na te denken over het eindresultaat, maar uiteindelijk gaat het er vooral om dat je het dóet. Probeer dus zoveel mogelijk taken te verzinnen die bij een project horen: wat moet je precies doen voor die schoolopdracht, wat komt er allemaal kijken bij het bijhouden van je blog, hoe ga je ervoor zorgen dat die roman af komt, waar moet je aan denken bij het bijhouden van de administratie? Maak het concreet, wees uitgebreid, zorg dat het duidelijk is! Wat je moet voorkomen, is dat het te breed en te vaag blijft: juist concrete to-do’s helpen je om productief te zijn.

Maak een schema

Dit is eigenlijk een optionele stap: het ligt eraan wat voor weergave je fijn vindt. Je kunt per project ook lijstjes maken in een notitieboek, maar het kan fijn werken om een soort tabel te maken met daarin alle informatie per project: de doelstelling, de deadline, het beoogde eindresultaat en natuurlijk de taken. Misschien heb je wel een whiteboard waarop dat kan, of je kunt een mooi mood- of visionboard maken. Daarnaast kun je nog heel planmatig een systeem ontwikkelen: wanneer werk je aan welk project en hoeveel tijd besteed je daar per keer aan? Ik vind het bijvoorbeeld fijn om taken voor een schoolopdracht in tweeën te splitsen, zodat het bijtijds af komt maar ik me ook niet hoef te haasten én ik me lekker productief voel!

Als het goed is…

…heb je nu een mooie weergave van al jouw projecten, oftewel ‘’van alle dingen die je doet.’’ Eigenlijk best leuk, want nu weet je misschien wel veel beter waar je nou precies allemaal mee bezig bent en word je misschien wel nóg enthousiaster! Hoe dan ook krijg je er vast een tevreden gevoel van omdat je met zoveel mooie en inspirerende dingen bezig bent. Het geeft je ook een mooie indicatie van hoe druk je het hebt: is het precies goed zo, kan er nog wel een project bij of is het eigenlijk te veel? En welk project kun je dan het beste even laten voor wat het is,  zodat je een ander project kunt laten groeien? Want daar gaat het om: dat jouw projecten jou, maar ook je leven én dat van de mensen om je heen verrijken!

Met wat voor projecten houd jij je bezig?