Get stuff done | Flow en focus: de sleutels tot productiviteit

Doe je ogen dicht. Stel je het volgende voor: een werkkamer met veel licht, een opgeruimd bureau, rustgevende muziek. Een kop warme koffie of thee, een reep chocola of wat koekjes. Een snel werkende laptop, een netjes georganiseerd notitieboekje ernaast. Een schone mailbox, een volledig afgevinkte takenlijst, een relaxed hoofd. En dat alles met nog genoeg tijd op de klok om even naar buiten te gaan, een beetje te bloggen, een boek te lezen en op tijd te gaan slapen. Klinkt ideaal, toch? Helaas strookt het niet echt met de (gemiddelde) realiteit: overal papieren, deadlines die in je nek hijgen, chaos in je brein, totaal geen overzicht en de wanhoop nabij. Tja. Dat is weer het hele andere uiterste. Gelukkig is er meestal wel een middenweg te vinden, als je dat productief zijn een beetje goed aanpakt – en dat willen we allemaal dolgraag. Maar hoe spelen we dat klaar?

Productiviteit, wat is dat nou eigenlijk?

Hoe fijn het bovenstaande scenario ook klinkt, productiviteit heeft maar heel weinig te maken met een cleane werkplek, een mooi ingevuld notitieboekje of muziek. Dat zijn eerder dingen die je kunnen helpen je productiviteit op gang te brengen en te houden. Productiviteit zelf gaat vooral over het gevoel dat je zelf hebt als je aan het werk bent. Er zit nogal een verschil tussen je heel verwilderd en jachtig voelen en met een rustig gevoel achter je bureau zitten: in het eerste geval ben je waarschijnlijk vooral met deadlines en afraffelwerk bezig en in het tweede geval heb je een flow te pakken. En die flow: dat is de sleutel tot productiviteit.

Wanneer zit je in een flow?

Maar hoe voelt zo’n flow dan? Flow heeft veel te maken met focus: het is het gevoel dat je  veel gedaan krijgt zonder dat je steeds afgeleid raakt of moe wordt. Flow betekent dat je precies weet hoe je je taken moet uitvoeren, dat je moeiteloos doorgaat met de volgende taak en niet de behoefte voelt om pauze te nemen. Flow betekent dat je op zeker moment op de klok kijkt en tot de conclusie komt dat je in korte tijd al veel hebt gedaan. Flow betekent dat je zomaar ineens het eind van je to do-lijstje bereikt. Flow betekent dat je plezier beleeft aan wat je doet en dat het je precies genoeg uitdaging biedt om je concentratie en aandacht vast te houden zonder dat je teveel van jezelf vergt. En zo zorgt flow voor productiviteit: werken op een voor jou prettige en winstgevende manier.

Hoe kom je in een flow terecht?

Klinkt ideaal, toch? En ik kan je zeggen: het is ook echt een heel fijn gevoel, want aan het eind van je (werk)dag kun je oprecht trots en tevreden zijn omdat je veel werk hebt verzet. Misschien ben je wel dichter bij het bereiken van je doelen gekomen of heb je een groot project flink kunnen laten vorderen. Een flow zorgt ervoor dat je daadwerkelijk verder kunt komen en stappen kunt zetten. Maar hoe zorg jij er nou voor dat je in zo’n flow komt en productief kunt zijn?

Werk met projecten en einddoelen

Sinds ik een Daily Journal gebruik waarin ik bijhoud hoe ik mijn dagen wil indelen, is mijn productiviteit flink omhoog gegaan. Dat komt doordat ik de werking van projecten en einddoelen heb ontdekt en dat is enorm fijn! Een project is hetgeen waar je gedurende een dag aan wilt werken, bijvoorbeeld een schoolvak of je blog. Een einddoel is dat wat je aan het eind van de dag bereikt wilt hebben rondom dat project, bijvoorbeeld je huiswerk voor de volgende les voorbereid hebben of artikelen schrijven voor een bepaalde week. Dit helpt je om heel gericht te werken!, want op basis van je project en einddoel ga je taken opstellen. Zo sluit alles mooi op elkaar aan en weet je precies waar je aan toe bent.

Richt je op prioriteiten en kleine taken

Prioriteiten stellen is enorm belangrijk, maar ik vind het nog heel vaak lastig. Wat school betreft lukt het wel: ik maak altijd huiswerk in de volgorde van het collegerooster, dus het vak waar ik eerst les van heb moet als eerste klaar zijn. Maar als ik meerdere dingen moet doen op een dag, vind ik het heel lastig om daar prioriteiten in te scheppen, zeker als er geen echte deadlines zijn. Maar ook het stellen van prioriteiten geeft je weer rust en helpt je ook om onderscheid te maken tussen de ‘’moetjes’’ en de ‘’willetjes.’’ Op basis van je prioriteiten kun je vervolgens taken opstellen, en door die zo klein mogelijk te maken kom je het snelste in een flow en ben je het snelste toe aan een volgende prioriteit!

Motivatie en reflectie

De grootste valkuil van productiviteit is als je aan het werk bent zonder dat je weet wat je precies doet, of als je op de automatische piloot taakjes uitvoert zonder dat je er voldoening uit haalt. Natuurlijk, sommige dingen – zoals het bijwerken van de administratie – zijn niet per se leuk. Maar ook dan is het goed om na te denken over je motivatie voordat je begint: waarom doe ik dit precies, wat heb ik er precies aan? Zeker bij lastige studietaken helpt dit om door te gaan: je moet weten waar je het voor doet en wat je ermee kunt, anders wordt het echt een drag. Maar omdat motivatie soms best lastig te vinden kan zijn, is het ook goed om te reflecteren: op je manier van werken (kan ik iets veranderen zodat het prettiger wordt?) en op wat je van de taak vindt. Zo help je jezelf verder!

Plan en beloon

Er zijn heel veel kleine dingetjes die je kunt doen om je productiviteit te verhogen en tegelijkertijd zullen niet al die dingen even goed werken: het ligt er vooral aan wat je zelf prettig vindt. Ik kan wel hele verhalen gaan ophangen over hoe klassieke muziek en een kat op mijn bureau mijn flow verhogen, maar dat zal niet voor iedereen zo gelden. Ook plannen is niet voor iedereen weggelegd, maar het is goed om het wel te proberen. Plan je projecten in: waar ga je op welke dagen aan werken? Zo kun je daarop anticiperen en je mentaal voorbereiden. Houd rekening met dagen waarop je al iets hebt – zoals school of werk – en probeer ook beloningen in te plannen. Als je die niet nodig hebt in je flow, prima: maar soms kan een spelletje of wandelingetje je net even helpen om weer fris verder te gaan!

Wat helpt bij jou goed om in een productieve flow te komen?