Get stuff done | De bulkplanning vs. de uitsmeerplanning

Onder Productiviteit op 13 september 2017

Plannen is een kunst: daar kunnen we het met z’n allen wel over eens zijn. De één maakt altijd ontzettend ambitieuze planningen en begint vol goede moed, maar die moed verdwijnt vervolgens algauw in de schoenen: de ander vergeet domweg te plannen en maakt er een janboel van. De één plant elke dag heel secuur vol, de ander houdt meer van een globaal weekoverzicht. Er zijn tal van manieren om het aan te pakken, tal van tactieken en perspectieven die je kunt gebruiken om veel gedaan te krijgen. En het liefst ook nog in zo’n kort mogelijke tijd… toch? Of is het een beetje uitsmeren ook wel eens fijn? Waarmee ben je productiever, een bulk- of uitsmeerplanning?

Planmethoden

Vroeger was ik echt een belabberde planner: ik plande mijn weken echt heel erg vol, stelde torenhoge eisen aan mezelf en aan wat ik allemaal af moest krijgen en was heel slecht in het inschatten van de benodigde hoeveelheid tijd. En ook nu maak ik nog missers en leer ik steeds nieuwe dingen over wat het beste werkt: soms ben ik langer bezig met het creëren van een mooie bullet journal-lay-out voor mijn planning dan met het goed plannen, en soms haak ik al na één dag af. Mijn valkuil is dat ik, zeker zo aan het begin van het schooljaar, het liefst alles wil doen en dan mezelf een beetje uit het oog verlies. En dan is het fijn om op een planmethode terug te vallen.

Op gevoel

Want laten we eerlijk zijn: op gevoel plannen werkt niet altijd. Als je goed kunt inschatten hoeveel je kunt hebben op een dag qua taken is het super, maar mij lukt dat niet altijd: ik denk dan dat ik meer aankan of plan de tijd niet goed, waardoor ik teveel hooi op mijn vork neem en aan het eind van de dag blijf zitten met het gevoel dat ik te weinig heb gedaan. Maar als je terugvalt op een vaste planstructuur, heb je dat probleem veel minder: dan kun je kiezen voor een indeling die werkt en daar je planning op baseren. Twee van die structuren zijn de bulkplanning en de uitsmeerplanning.

De bulkplanning

Al je taken achter elkaar plannen en uitvoeren en dan KLAAR zijn. Dat is de bulkplanning, in een notendop. Het is best een uitdaging om dit goed vorm te geven, maar het is wél een fijne methode als je van aanpakken houdt. Stel dat je, zoals ik momenteel, twee dagen per week naar school of werk moet en drie dagen thuis bent – het weekend laten we even het weekend want dat is heilig. Stel dat je na die twee dagen school best veel huiswerk hebt voor de daaropvolgende week: je hebt dan dus drie dagen om dat huiswerk te maken. Of stel dat je een freelanceproject hebt dat binnen twee weken af moet zijn. Volgens de bulkplanning werk je dan elke dag een gegeven aantal uur – bijvoorbeeld van 9 tot 5 – aan je taak. Je neemt pauzes en buiten je werktijd ben je vrij, maar verder werk je gefocust door.

Voor- en nadelen

Het fijne van de bulkplanning is dat je ten eerste heel gefocust en serieus te werk kunt gaan, afleidingen buiten kunt sluiten en je helemaal kunt richten op de taak: daardoor kom je sneller in een werkflow en dat leidt tot productiviteit. Bovendien creëer je een goede structuur voor jezelf door gedurende een aantal dagen binnen gezette tijden te werken. Daarnaast is het een hele resultaatgerichte aanpak: je werkt toe naar het klaar zijn, en klaar betekent dan ook klaar: na de tijd die je nodig hebt is het afgerond en heb je alle tijd voor rust en andere projecten. Het nadeel? Je legt de lat wel hoog, bent erg druk bezig en dat is misschien niet zo goed voor je draaglast. Ook heb je hierdoor erg weinig vrije tijd.

De uitsmeerplanning

Vandaag twee taakjes, overmorgen twee taakjes, volgende week twee taakjes… dat is de uitsmeerplanning. Het klinkt misschien alsof je dan nooit iets gedaan krijgt of uitstelgedrag vertoont, maar dat valt wel mee. Deze planning betekent vooral dat je het rustig aan doet en in ogenschouw neemt hoeveel je aankunt. Je zorgt ervoor dat je elke dag aan je doel werkt en de deadline in het oog houdt, maar je laat ook genoeg ruimte over voor rust en vrije tijd. Als je drie dagen hebt voor je huiswerk, neem je met de uitsmeerplanning bijvoorbeeld één rustdag, de andere twee dagen zijn werkdagen. Heb je twee weken tot de deadline, dan reken je uit hoeveel je per dag moet doen en of je speling hebt, en op basis daarvan plan je. Easy peasy!

Voor- en nadelen

Klinkt ideaal toch, deze planning? Ik vind dit zelf een fijne manier van werken, omdat het me in staat stelt de broodnodige rust te pakken én dingen gedaan te krijgen. Je kunt nu eenmaal in veel gevallen productiever zijn als je uitgerust bent en goed in je vel zit, en dan werkt deze planning erg goed. Voordeel is dat je relaxed en stressvrij kunt werken, op je eigen tempo en met genoeg uitloop en vrije tijd. Nadeel? Je bent langer bezig en je hebt wel echt discipline nodig om te voorkomen dat je de planning gaat veranderen en nóg meer gaat uitsmeren. Let er ook op dat je niet ónder je draaglast gaat plannen, want dat is zonde. Je moet wel productief kunnen blijven.

Combineren

Hou je van aanpakken en heb je daar ook de energie en het uithoudingsvermogen voor, zit je krap tegen een deadline aan of hou je gewoon erg van het ‘’klaar zijn’’-vooruitzicht? Dan is de bulkplanning heel fijn. Wil je het liever wat rustiger aan doen, tijd overhouden voor leuke dingen en ontspanning en tijd overhouden voor eventuele uitloop? Dan werkt de uitsmeerplanning het beste. Combineren kan ook: ik gebruik de uitsmeerplanning graag aan het begin van een project en wanneer het eind in zicht komt, schakel ik naar de bulkmodus omdat dat ‘’klaar zijn’’-vooruitzicht dan toch wel erg fijn is. Het is maar net wat voor je werkt!

Wat vind jij fijner: bulken of uitsmeren?

 

Reacties




CommentLuv badge