Get stuff done | 6 dingen die ik doe om mijn workflow te starten

Onder Productiviteit op 25 januari 2019

Sinds ik fulltime thuis studeer en alleen op de woensdagen en in het weekend niet gewapend met een takenlijstje de dag te lijf ga, heb ik best veel geleerd over wat voor mij wel en niet werkt waar het mijn workflow betreft. Ik verander nog regelmatig mijn planning en het gebeurt me ook nog vaak genoeg dat ik slecht in mijn energie zit en daardoor meer volgens een offday-methode te werk ga, maar over het algemeen ben ik er inmiddels best goed in om uit mijn productiviteit te halen wat erin zit. En, zoals ik de laatste tijd heb gemerkt, dat staat of valt heel vaak met een goede start van mijn workflow. Want om half tien opstaan en dan om tien uur meteen keihard aan de bak? Eh, dank je feestelijk. Sterker nog, ik geloof heilig in de kracht van een goede opstartroutine. En die bestaat voor mij uit zes ingrediënten.

Thee zetten

Als ik wakker word, neem ik meestal eerst een kwartiertje om al scrollend op mijn tablet of telefoon even wakker te worden voor ik me ga aankleden en opfrissen. Zodra ik vervolgens uit de badkamer kom, is het eerste wat ik doe de waterkoker vullen voor een kop thee: ik drink het aan de lopende band, de hele dag door, en ik vind dat eerste kopje van de dag altijd heel fijn om mijn werkdag mee te beginnen. Zo kan ik ook nog even mijn half gedachteloze gedachtegang over wat ik vandaag moet doen voortzetten en het scheelt later tijd.

Takenlijstje doornemen

Mijn to-do’s op de dag zelf maken doe ik al heel lang niet meer: daar heb ik een weekplanning voor waar ik me zoveel mogelijk aan probeer te houden. Wat ik echter wel doe, is zodra mijn laptop is opgestart en de waterkoker pruttelt even mijn takenlijstje doornemen. Soms heb ik de avond van tevoren bedacht dat ik toch even iets wil veranderen of moet ik even inventariseren wat er precies gedaan moet worden en – dit vind ik tegenwoordig ook een belangrijke – in welke volgorde en met welke prioriteit ik dat ga doen. Gewoon even ter evaluatie. Bovendien zet ik mijn takenlijstjes nu ook steeds in mijn Instagram Stories, met een mooi template die ik via Canva heb gemaakt, en dat vind ik ook een leuk stukje routine. Het is een soort mentale voorbereiding op wat komen gaat.

Telefoon checken

Er zijn van die dingen die ik ’s ochtends altijd echt even gedaan moet hebben omdat ze anders door mijn hoofd blijven rondspoken en vaak heb ik daar mijn telefoon bij nodig: ik geef mezelf dan ook altijd even een paar minuten om die telefoondingetjes te doen, berichtjes te checken en te beantwoorden, notities bij te werken, apps in de updatemodus te zetten enzovoorts. Wat er dan later nog binnenkomt, bekijk ik tijdens pauzes of na werktijd, maar dat eerste doorlopen vind ik altijd wel heel fijn – zeker omdat ik mijn telefoon lang niet altijd mee naar bed neem en soms dus appjes mis. En het werkt, want zodra ik gekeken heb lukt het ook veel beter om ‘m met rust te laten.

Kleine taken uitvoeren

Dit zijn vooral dingen die ik doe voordat ik met het grote werk begin: ik kijk bijvoorbeeld mijn Bloglovin’-feed door, bewaar wat ik wil lezen en markeer de rest als bekeken, beantwoord mails als dat nodig is, controleer mijn bankrekening, kijk of er leerlingenwerk is ingeleverd dat ik voor mijn stage moet nakijken… dat laatste is soms wel eens een beetje tricky, omdat het twee kanten op kan. Ik zet het altijd bovenaan mijn takenlijst en als er niets is om na te kijken, ben ik binnen twee minuten toe aan het echte werk.

Maar als het er wel is, betekent dat wel eens dat ik minder tijd heb voor de andere taken… soms kies ik er dan ook bewust voor om dit niet te doen, omdat mijn energie en focus dan echt bij mijn andere to-do’s moeten liggen (en gelukkig heb ik een stagebegeleider die dat volledig begrijpt). In ieder geval vind ik het fijn om deze dingen als eerste te doen, zodat de productiviteitsflow op gang komt maar het nog niet té veeleisend is.

Playlist aanzetten

Ik kan niet zonder muziek. Soms vergeet ik het wel eens, en op zich gaat dat prima, maar ik merk ook altijd wel dat ik me een stuk beter kan concentreren als er een afspeellijst aanstaat met muziek die gewoon fijn is om op de achtergrond te beluisteren. Zodra ik echt begin, kies ik dan ook een playlist – meestal mijn instrumentale ‘’workflow tunes’’- of door Ed Sheeran en Charles Esten gedomineerde ‘’workflow songs’’-lijst – en zet ik die op shuffle. De muziek helpt me om in mijn workflowbubbel te komen en dat is zó fijn!

Timer

Als laatste pak ik mijn telefoon er weer bij, open ik mijn Forest-app – waarin je timers instelt voor productiviteit en met elke voltooide timer een boompje of struikje laat groeien – en kijk ik wat voor flow ik wil: meestal werk ik in sprints van een uur, waarna ik ongeveer een halfuur pauze neem en andere keren werk ik in blokken van vijfentwintig minuten met daarna tien minuten pauze. Voor ik de startknop indruk, heb ik dan al mijn benodigde documenten geopend, de muziek aangezet en is mijn thee genoeg afgekoeld om te kunnen drinken… en dan is het een kwestie van ervoor gaan en dingen gedaan krijgen!

Bonustip: blijf in je energie

Iets wat ik soms merk als ik aan het studeren ben, is dat mijn energie niet altijd past bij wat ik op mijn lijstje heb staan. Ik kan heel overenthousiast zijn met doelen stellen en to do’s maken, maar het gebeurt me vaak genoeg dat ik op een gegeven moment geen puf meer heb of erachter kom dat en bepaalde taak groter is dan ik dacht, waardoor ik besluit dat andere taken moeten wijken. Dat is oké: je planning af en toe omgooien zorgt er uiteindelijk alleen maar voor dat je de dingen doet die voor jou het meest productief kunnen zijn op het juiste moment, en je kunt dan beter blijven bij waar je energie zit dan dat je dingen gaat doen die op dat moment gewoon niet werken. Als het lukt om taak na taak af te vinken, super: kom je tot de ontdekking dat het niet gaat, dan is er morgen weer een dag. Wees ook vooral niet bang om je daar aan het begin van je dag al van bewust te zijn, want soms is dat precies de kickstart die je nodig hebt om je focus te krijgen.

Hoe start jij jouw workflow?

Reacties

  • Ik merk dat ik alle apps en dingen die ik niet nodig heb aan de kant moet doen, want anders doe ik 10 dingen tegelijkertijd. Daarbij heb ik wel altijd mijn bullet journal erbij: als ik me dan toch iets bedenk, kan ik het opschrijven voor later!
    Anouk onlangs geplaatst…Ik stop met bloggenMy Profile




CommentLuv badge